Regulamin udziału w bezpłatnym webinarze online POZ na pierwszej linii organizowanym przez firmę Alfakonferencje sp. z o.o.

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej jako „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w bezpłatnych webinarach online o charakterze edukacyjnym, organizowanych w ramach cyklu „Leki recepturowe - praktyczne zastosowanie” przez firmę Alfakonferencje sp. z o.o. (dalej jako „Organizator”).

2. Webinary odbywają się w formie transmisji internetowej (online) na żywo, za pośrednictwem platformy umożliwiającej odtwarzanie materiału wideo przy użyciu odtwarzacza Vimeo. Udział w webinarze nie wymaga fizycznej obecności uczestników w miejscu organizacji – do udziału wystarcza spełnienie wymagań technicznych określonych w niniejszym Regulaminie.

3. Udział w webinarze jest bezpłatny – Organizator nie pobiera od Uczestników żadnych opłat ani wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa. Rejestracja oraz udział w wydarzeniu nie rodzą po stronie Uczestnika obowiązku uiszczenia jakichkolwiek opłat.

4. Organizator nie wydaje certyfikatów uczestnictwa ani zaświadczeń po zakończeniu webinaru. Webinar ma charakter szkoleniowo-informacyjny i jego ukończenie nie jest poświadczane żadnym dokumentem.

5. Po zakończeniu webinaru nagranie z wydarzenia będzie dostępne dla Uczestników na stronie transmisji (platformie webinarowej). Uczestnicy, którzy zarejestrowali się na webinar, będą mieli możliwość odtworzenia nagrania również po zakończeniu wydarzenia, w dogodnym dla siebie czasie.

6. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Warunki uczestnictwa i rejestracji

1. Rejestracja – Warunkiem wzięcia udziału w webinarze jest dokonanie wcześniejszej rejestracji Uczestnika. Rejestracja odbywa się drogą elektroniczną poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora (na dedykowanej stronie internetowej https://www.event-alfakonferencje.pl) i przesłanie go do Organizatora.

2. Dane rejestracyjne – Podczas rejestracji Uczestnik zobowiązany jest podać aktualne i prawdziwe dane wymagane w formularzu (m.in. imię, nazwisko, adres e-mail oraz inne informacje wskazane przez Organizatora jako niezbędne do rejestracji). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w webinarze. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane zgodnie z zasadami opisanymi w sekcji Ochrona danych osobowych (RODO) niniejszego Regulaminu.

3. Potwierdzenie udziału – Po prawidłowym zarejestrowaniu się na webinar Uczestnik otrzyma od Organizatora potwierdzenie rejestracji (w formie wiadomości e-mail wysłanej na podany adres). Dzień przed planowaną datą emisji Uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem dostępowym do webnaru

4. Logowanie do transmisji – Uczestnicy są zobowiązani do zalogowania się do transmisji w dniu webinaru o wyznaczonej godzinie rozpoczęcia (rekomendowane jest dołączenie kilka minut przed czasem, aby sprawdzić ustawienia techniczne). Logowanie następuje za pomocą danych dostępowych przekazanych przy rejestracji (poprzez kliknięcie unikalnego linku). Dostęp do transmisji webinaru będzie możliwy wyłącznie dla osób zarejestrowanych.

5. Indywidualny udział – Rejestracja na webinar uprawnia wyłącznie zarejestrowanego Uczestnika do udziału w wydarzeniu. Niedopuszczalne jest udostępnianie swojego linku lub danych dostępowych osobom trzecim. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji tożsamości Uczestników logujących się do webinaru oraz prawo odmowy dostępu do transmisji osobom, które nie dokonały ważnej rejestracji.

6. Brak ograniczeń terytorialnych – Webinar ma zasięg ogólnopolski (możliwy również udział Uczestników z zagranicy, o ile dysponują odpowiednim łączem internetowym). Uczestnik ponosi we własnym zakresie wszelkie koszty połączenia internetowego oraz sprzętu niezbędnego do uczestnictwa w webinarze.

7. Dokonanie rejestracji na webinar oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Uczestnik poprzez wysłanie formularza rejestracyjnego potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się go przestrzegać.

Zasady udziału w webinarze (prawa i obowiązki Uczestników)

1. Kultura wypowiedzi na czacie – Podczas webinaru Uczestnicy mogą komunikować się z Organizatorem i prelegentami wyłącznie za pomocą udostępnionego czatu tekstowego. Na czacie obowiązuje zachowanie kultury wypowiedzi. W szczególności zabronione jest używanie wulgaryzmów, treści obraźliwych, dyskryminujących, agresywnych czy naruszających godność innych osób. Uczestnicy powinni formułować wypowiedzi w sposób rzeczowy i zrozumiały, związany z tematyką webinaru. Niedozwolone jest spamowanie czatu powtarzającymi się wiadomościami lub prowadzenie prywatnych dyskusji niezwiązanych z tematem.

2. Zakaz nagrywania i utrwalania – Zabrania się nagrywania, filmowania, wykonywania zrzutów ekranu (screenshotów) lub w inny sposób utrwalania przebiegu webinaru bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora. Treści prezentowane podczas webinaru (w tym wypowiedzi prelegentów, materiały wideo, slajdy prezentacji itp.) są chronione prawem autorskim oraz stanowią własność intelektualną Organizatora lub prelegentów. Rozpowszechnianie lub udostępnianie osobom trzecim materiałów z webinaru (zarówno w całości, jak i we fragmentach) bez zgody Organizatora jest zabronione.

3. Współpraca z moderatorem – Webinar może być moderowany przez przedstawicieli Organizatora. Uczestnicy są zobowiązani stosować się do instrukcji i komunikatów przekazywanych przez moderatora lub Organizatora w trakcie trwania wydarzenia (np. dotyczących zadawania pytań, zgłaszania problemów technicznych, przestrzegania Regulaminu). Moderator ma prawo usuwać z czatu wiadomości naruszające niniejszy Regulamin lub dobre obyczaje, a także upominać Uczestników niestosujących się do zasad.

4. Naruszenie zasad – W przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszania przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu (w szczególności zasad kulturalnej komunikacji lub zakazu nagrywania), Organizator ma prawo do podjęcia odpowiednich działań. Działania te mogą obejmować ostrzeżenie Uczestnika, usunięcie jego wypowiedzi z czatu, a w skrajnych przypadkach zablokowanie dostępu Uczestnika do dalszej części webinaru (usunięcie z wirtualnej sali). Decyzje Organizatora (lub moderatora) w tym zakresie są ostateczne, mają na celu zapewnienie sprawnego przebiegu webinaru oraz poszanowanie praw pozostałych Uczestników.

5. Materiały pokonferencyjne – Wszelkie materiały udostępnione przez Organizatora Uczestnikom po webinarze (np. nagranie wideo, prezentacje, materiały PDF) służą wyłącznie do użytku własnego Uczestnika. Zabronione jest ich komercyjne wykorzystanie lub dalsze rozpowszechnianie bez zgody Organizatora.

Sesje pytań i odpowiedzi (Q&A)

1. Możliwość zadawania pytań – W trakcie webinaru przewidziane są sesje pytań i odpowiedzi (Q&A), w ramach których Uczestnicy mogą zadawać pytania prelegentom za pośrednictwem czatu. Pytania można zadawać w określonych przez Organizatora momentach webinaru (np. po zakończeniu prezentacji lub w wyznaczonych przerwach na Q&A). Informacja o tym, kiedy można zadawać pytania, zostanie przekazana przez moderatora lub prelegenta.

2. Forma zadawania pytań – Aby zadać pytanie, Uczestnik powinien wpisać je na czacie. Zaleca się formułowanie pytań w sposób zwięzły i związany z tematem prezentacji. Pytania powinny być sformułowane kulturalnie, zgodnie z zasadami określonymi w sekcji dotyczącej kultury wypowiedzi. Niedopuszczalne jest zadawanie pytań zawierających treści obraźliwe lub całkowicie niezwiązane z tematyką webinaru.

3. Odpowiedzi na pytania – Organizator i prelegenci dołożą starań, aby odpowiedzieć na jak najwięcej pytań zadanych przez Uczestników. Ze względu na ograniczenia czasowe lub dużą liczbę pytań, nie wszystkie pytania mogą zostać odczytane lub omówione podczas webinaru. Wybór pytań do omówienia należy do prelegenta lub moderatora. Możliwe jest grupowanie podobnych pytań lub pominięcie tych, na które padła już odpowiedź w trakcie prezentacji.

4. Dalszy kontakt – W przypadku pytań, na które nie udało się odpowiedzieć podczas sesji Q&A, Organizator może rozważyć udzielenie odpowiedzi po wydarzeniu (np. w formie pisemnej na stronie https://www.event-alfakonferencje.pl lub drogą mailową, jeśli to możliwe). Nie jest to jednak obowiązkiem Organizatora i zależy od decyzji Organizatora oraz dostępności prelegentów.

Wymagania techniczne

Uczestnicy webinaru są zobowiązani we własnym zakresie zapewnić sprzęt i łącze internetowe spełniające następujące wymagania techniczne, które umożliwią poprawne odtworzenie transmisji:

• Stałe połączenie internetowe o minimalnej przepustowości 4 Mb/s (megabitów na sekundę) – zalecane jest łącze o szybkości 6 Mb/s lub wyższej, zapewniające stabilny odbiór audio-wideo bez przerw.
• Komputer, laptop lub urządzenie mobilne wyposażone w aktualny system operacyjny oraz sprawny system audio (głośniki lub słuchawki) umożliwiający odsłuch dźwięku z webinaru. W przypadku korzystania z urządzeń mobilnych zaleca się podłączenie do sieci Wi-Fi dla stabilności połączenia.
• Aktualna wersja przeglądarki internetowej – zaleca się korzystanie z najnowszej wersji jednej z następujących przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge lub Opera. Używana przeglądarka powinna mieć włączoną obsługę JavaScript oraz zezwalać na odtwarzanie osadzonego materiału wideo (Vimeo).
• Obsługa wideo w jakości do 1080p – Platforma webinarowa automatycznie dostosowuje jakość obrazu i dźwięku do szybkości łącza internetowego Uczestnika, maksymalnie do jakości Full HD 1080p. Uczestnik ma możliwość ręcznego zmniejszenia jakości obrazu w odtwarzaczu Vimeo (np. do 720p), jeśli jego łącze internetowe nie zapewnia płynnego odbioru w wyższej rozdzielczości.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie Uczestnika, wynikające z niespełnienia powyższych wymagań lub z awarii sprzętu/łącza internetowego Uczestnika. Zaleca się przetestowanie przez Uczestnika posiadanego sprzętu, oprogramowania oraz połączenia internetowego przed rozpoczęciem webinaru. Wszelkie koszty związane z dostępem do sieci internetowej i wymaganym sprzętem Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych – Administratorem danych osobowych Uczestników webinaru jest Organizator – Alfakonferencje sp. z o.o.. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

2. Zakres i cel przetwarzania – Organizator przetwarza dane osobowe podane przez Uczestników podczas rejestracji, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz ewentualnie inne informacje niezbędne do organizacji webinaru. Dane te przetwarzane są w celu rejestracji, organizacji i przeprowadzenia webinaru, zapewnienia Uczestnikom dostępu do transmisji oraz obsługi ewentualnej komunikacji związanej z wydarzeniem (np. przesłanie potwierdzenia rejestracji, instrukcji logowania, zebranie pytań do sesji Q&A, powiadomienie o udostępnieniu nagrania itp.). Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (zapewnienia udziału w bezpłatnym webinarze na żądanie Uczestnika). W zakresie, w jakim dane osobowe mogą być przetwarzane dla prawnie uzasadnionych interesów Organizatora (np. celów archiwalnych, rozpatrzenia ewentualnych reklamacji lub obrony przed roszczeniami), podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Dobrowolność podania danych – Podanie danych osobowych przez Uczestnika jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wzięcia udziału w webinarze. Odmowa podania danych uniemożliwi dokonanie rejestracji i uczestnictwo w wydarzeniu. Dane osobowe zbierane są wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji powyżej określonych celów i nie będą przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.

4. Odbiorcy danych – Dostęp do danych osobowych Uczestników mogą mieć upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Organizatora, odpowiedzialni za obsługę webinaru. Ponadto Organizator może powierzyć przetwarzanie danych zewnętrznym podmiotom świadczącym usługi pomocnicze przy organizacji wydarzenia – takim jak dostawcy usług IT (np. platformy streamingowej, hostingu strony rejestracji itp.) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji webinaru. Z takimi podmiotami Organizator zawrze stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych, zapewniające ochronę danych zgodnie z wymaganiami RODO. Dane osobowe Uczestników nie będą przekazywane innym podmiotom trzecim, w szczególności nie będą udostępniane dla celów marketingowych bez odrębnej zgody Uczestnika.

5. Okres przechowywania danych – Dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. W praktyce dane Uczestników będą przetwarzane przez czas trwania przygotowań i realizacji webinaru, a po jego zakończeniu – przez czas umożliwiający Uczestnikom dostęp do nagrania oraz ewentualne załatwienie spraw posprzedażowych (np. obsługa pytań po webinarze, rozpatrzenie reklamacji). Po upływie tego okresu dane mogą być nadal przechowywane w celach archiwalnych oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Prawa osób, których dane dotyczą – Uczestnikom webinaru, których dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa związane z ochroną danych osobowych:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Organizatora,
• jeżeli przetwarzanie odbywałoby się na podstawie zgody – prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (przy czym wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania prowadzonego przed jej wycofaniem).

7. Kontakt w sprawach danych osobowych – W celu wykonania swoich praw lub uzyskania informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych Uczestnik może skontaktować się z Organizatorem, kierując korespondencję na adres siedziby Organizatora lub poprzez adres e-mail podany do kontaktu: kontakt@alfakonferencje.pl. Organizator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach przewidzianych przepisami RODO.

8. Skarga do organu nadzorczego – Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Skargę można wnieść w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Uczestnika narusza przepisy RODO.

9. Organizator zobowiązuje się do należytego zabezpieczenia danych osobowych Uczestników przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zapewnienia im poufności. Szczegółowe informacje na temat polityki prywatności i ochrony danych przez Organizatora mogą zostać udostępnione Uczestnikom na żądanie lub znajdują się na oficjalnej stronie internetowej Organizatora.

Postanowienia końcowe

1. Zmiany organizacyjne – Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia uzasadnionych zmian organizacyjnych dotyczących webinaru, takich jak zmiana terminu lub godziny rozpoczęcia, zmiana prelegenta lub odwołanie wydarzenia w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora (np. siły wyższej, awarii technicznej, choroby prelegenta). O wszelkich zmianach Uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie poprzez wysłanie informacji na podany przy rejestracji adres e-mail lub poprzez ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej webinaru. W przypadku odwołania webinaru (bez wyznaczenia nowego terminu) dane osobowe zarejestrowanych Uczestników zostaną usunięte lub zanonimizowane, a Uczestnikom nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora z tytułu odwołania bezpłatnego wydarzenia.

2. Reklamacje i uwagi – Uczestnicy mają prawo kierować do Organizatora reklamacje lub uwagi dotyczące przebiegu webinaru oraz świadczonych usług. Reklamacja powinna zostać złożona w formie elektronicznej (wiadomość e-mail na adres kontaktowy Organizatora) lub pisemnej (na adres siedziby Organizatora) w terminie do 14 dni od daty zakończenia webinaru. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail użyty przy rejestracji oraz opis zastrzeżeń. Organizator rozpatrzy reklamację w ciągu 14 dni roboczych od jej otrzymania i poinformuje Uczestnika o wynikach rozpatrzenia (również drogą mailową lub pisemnie). Organizator dołoży starań, aby zgłoszone uwagi i problemy zostały wyjaśnione na korzyść Uczestnika, jednak w przypadku bezpłatnego charakteru usługi zakres ewentualnej odpowiedzialności Organizatora jest ograniczony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Akceptacja Regulaminu – Zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i jego akceptacja są warunkiem uczestnictwa w webinarze. Organizator udostępnia Regulamin przed rozpoczęciem rejestracji (np. na stronie internetowej wydarzenia). Uczestnik dokonując rejestracji potwierdza, że akceptuje postanowienia Regulaminu. Brak akceptacji Regulaminu uniemożliwia udział w webinarze.

4. Obowiązywanie Regulaminu – Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej Organizatora i obowiązuje w odniesieniu do przedmiotowego webinaru. Wszelkie archiwalne nagrania webinarów lub materiały udostępnione Uczestnikom również podlegają ochronie i zasadom wykorzystania określonym w niniejszym Regulaminie (w szczególności w zakresie praw autorskich i zakazu rozpowszechniania).

5. Prawo właściwe – Uczestnictwo w webinarze odbywa się zgodnie z prawem polskim. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego. Postanowienia Regulaminu nie mają na celu wyłączać ani ograniczać jakichkolwiek bezwzględnie obowiązujących praw Uczestnika, przysługujących mu na mocy powszechnie obowiązujących przepisów (w szczególności przepisów o ochronie konsumentów, jeżeli mają zastosowanie). W przypadku sprzeczności postanowień Regulaminu z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, pierwszeństwo mają te przepisy.

6. Kontakt z Organizatorem – Wszelkie pytania lub wątpliwości związane z organizacją webinaru, warunkami uczestnictwa lub postanowieniami niniejszego Regulaminu Uczestnicy mogą kierować bezpośrednio do Organizatora (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany na stronie rejestracji lub telefonicznie pod numerem infolinii, o ile został podany). Organizator dołoży starań, aby udzielić odpowiedzi i niezbędnych wyjaśnień w możliwie najkrótszym czasie.

Serdecznie zapraszamy do udziału w webinarze i życzymy owocnego uczestnictwa!